Bienvenue sur Mozaïk

Mozaïk relie commande, achat, livraison, facture et encaissement en une seule chaîne traçable, entre l'Espace Bureau (web) et les écrans terrain (mobile).

Ce que vous pouvez faire — Espace Bureau (web)

Ce que vous pouvez faire — Terrain (mobile)

Lire les pastilles de ce guide

Une page sans pastille est livrée et testée : utilisable en production.

Se connecter

Deux onglets sur la page de connexion : Cycle client pour l'opérationnel, Administration pour le pilotage.

Comment se connecter

1. Choisissez votre onglet : Cycle client ou Administration.
2. Saisissez votre e-mail et votre mot de passe.
3. Cliquez sur Se connecter.
4. Vérifiez votre nom et votre rôle en haut à droite.

Demander un compte

Soumettez nom, e-mail, téléphone et rôle souhaité. La demande arrive en statut En attente dans Administration, où la Direction l'approuve ou la refuse.

Si ça ne marche pas

Rôles & permissions

Le menu latéral se compose automatiquement selon le rôle du compte connecté.

Les deux espaces

Les six rôles

Repères d'interface

Quatre repères reviennent sur tous les écrans.

1. La numérotation des documents

Format : PRÉFIXE-ANNÉE-NNNN. Cherchez ce numéro dans n'importe quel écran pour suivre un dossier de bout en bout.

2. Les badges orange du menu

Le chiffre orange à droite d'un élément de menu = nombre d'éléments qui attendent une action dans ce module. Même information que les alertes de l'accueil.

3. « À traiter aujourd'hui »

Le badge du menu et ce bloc affichent toujours le même chiffre : s'ils divergent, rechargez la page avant de conclure à une erreur.

4. « Actions rapides »

Trois raccourcis : créer une commande par photo, suivre les livraisons, enregistrer un paiement. Point de départ recommandé de la journée.

Le cycle de bout en bout

Huit étapes, six rôles, une seule chaîne de documents — du bureau au terrain et retour.

Qui produit quoi

La chaîne des identifiants

CMD-2026-0031 → BA-2026-0024 → BL-2026-0087 → FNE (n° fiscal DGI)

Créer une commande

Le parcours le plus fréquent de la journée : importer, compléter ce que Mozaïk signale, enregistrer.

Comment créer la commande

1. Ouvrez Nouvelle commande depuis « Actions rapides » de l'accueil. Recommandé Sinon, depuis le module Bon de commandes.
2. Étape 1 sur 2 — Importer le bon. Photographiez ou importez le fichier, puis cliquez sur Analyser avec l'IA.
3. Étape 2 sur 2 — Traiter le bandeau « À compléter ». Mozaïk signale ce qui manque au référentiel. Cliquez Compléter ou Créer, puis Rafraîchir.
4. Vérifiez chaque ligne contre le document d'origine, puis Enregistrer la commande.

Formats acceptés

Le bandeau « À compléter »

À l'étape 2, Mozaïk confronte le bon extrait au référentiel et signale en haut d'écran tout ce qui manque. Chaque ligne porte son bouton d'action.

Renseignez la fiche, enregistrez, revenez sur l'onglet de la commande, puis cliquez Rafraîchir : la ligne traitée disparaît.

Ce qu'il faut contrôler avant de valider

Si ça ne marche pas

Suivre les commandes

Le point d'entrée du cycle : toutes les commandes clients, filtrables par client, date de livraison ou statut.

Les statuts d'une commande

Comment lire une fiche de commande

Créer un bon d'achat

Créer un BA, c'est décider ce qu'on achète ensemble aujourd'hui.

Comment créer le bon d'achat

1. Ouvrez Liste des Achats, puis cliquez sur + Nouveau BA.
2. Dans la fenêtre « Nouveau Bon d'Achat », choisissez la date de livraison. Cochez si besoin une ou plusieurs commandes dans « Commandes à inclure » — étape optionnelle.
3. Cliquez sur Créer le BA.
4. Le BA s'ouvre, numéroté et à l'étape Commandes, sans contrôleur. Cliquez sur Affecter.

Si ça ne marche pas

Affecter des contrôleurs

Deux clics, dans cet ordre : affecter, puis lancer les achats.

Comment affecter un contrôleur

1. Ouvrez la fiche du BA. Tant qu'aucun contrôleur n'est affecté, l'en-tête affiche Contrôleurs : Non assigné.
2. Cliquez sur Affecter — le bouton devient Gérer une fois des contrôleurs assignés.
3. Dans la fenêtre « Affecter des contrôleurs », cochez une ou plusieurs personnes.
4. Cliquez sur Enregistrer. Le BA sort des alertes « sans contrôleur affecté ».
5. Cliquez sur Lancer les achats. Le BA apparaît dans « Listes d'achat en cours » du mobile de chaque contrôleur affecté.

Lire un bon d'achat

Un bon d'achat regroupe plusieurs commandes clients pour les acheter et les livrer ensemble.

Les 4 étapes d'un BA

Comment lire le tableau consolidé

Si ça ne marche pas

Saisir le prix d'achat et le fournisseur

C'est le seul point de saisie du prix d'achat : il n'existe nulle part sur le web.

Étapes

1. Connectez-vous en rôle Gestionnaire : l'accueil liste les bons d'achat et leur avancement prix saisis.
2. Ouvrez un BA pour accéder à Prix et fournisseurs : les produits sont d'abord À saisir.
3. Ouvrez un produit, saisissez son prix unitaire (FCFA) et sélectionnez son fournisseur, puis Enregistrer.
4. Le produit bascule en Déjà saisi. Répétez jusqu'au dernier produit.

Effectuer les achats

Sur le mobile, Achats, Contrôle et Par client sont les trois onglets d'un même bon d'achat. On les parcourt de gauche à droite.

Les quatre modes d'obtention

Étapes

1. Sur l'accueil, ouvrez le BA affiché dans « Listes d'achat en cours ».
2. Dans l'onglet Achats, repérez les produits Non saisis.
3. Ouvrez un produit et choisissez son mode d'obtention parmi les quatre.
4. Répétez pour chaque produit. Le compteur passe à 12 sur 12 achetés quand tout est saisi.

Vérifier et répartir

La quantité viable est la part d'un produit en bon état après vérification à l'entrepôt. Elle peut être inférieure à la quantité achetée : la différence est une perte, pas une rupture.

Étapes

1. Ouvrez l'onglet Contrôle : chaque produit saisi aux Achats y apparaît, d'abord Non vérifié.
2. Ouvrez un produit et saisissez sa quantité viable reçue.
3. Répartissez cette quantité entre les clients concernés, puis validez.
4. Le produit passe en Réparti. Répétez jusqu'à 12 sur 12 reçus.

Valider et imprimer le BL

Dernière étape du contrôleur : valider la répartition client par client et générer le bon de livraison.

Étapes

1. Ouvrez l'onglet Par client : chaque magasin affiche ses produits déjà répartis.
2. Ouvrez un client et vérifiez le comparatif commandé / alloué / écart.
3. Cliquez sur Valider pour ce magasin. Le badge BL créé apparaît.
4. Cliquez sur Imprimer le bon de livraison pour éditer le document.

Affecter livreur et chauffeur

Le contrôleur confie chaque tournée à un livreur et un chauffeur.

Étapes

1. Depuis l'accueil mobile, ouvrez le raccourci Livraisons : les BL à affecter y sont listés.
2. Ouvrez un BL En attente : livreur et chauffeur sont Non affectés.
3. Appuyez sur Livreur et choisissez une personne dans la liste.
4. Appuyez sur Chauffeur et choisissez une personne dans la liste.
5. Une fois les deux renseignés, le BL bascule En cours automatiquement.

Livrer les produits

Le livreur ne voit un BL que s'il lui a été affecté. Sinon, rien n'apparaît dans « Ma tournée du jour ».

Étapes

1. Sur l'accueil, repérez le BL dans « Ma tournée du jour ».
2. Ouvrez-le pour afficher la liste des lignes à traiter.
3. Pour chaque produit, choisissez Tout livrer, Une partie, ou écartez-le.
4. Appuyez sur Confirmer la livraison.

Valider la preuve de livraison

La livraison n'est validée qu'avec la preuve : le bon signé par le client, photographié depuis le mobile. Sans elle, la facture ne peut pas être générée.

Étapes

1. Après « Confirmer la livraison », faites signer le bon au client.
2. Appuyez sur Prendre une photo — ou choisissez une image depuis la galerie.
3. Vérifiez que la photo est lisible et bien cadrée, puis appuyez sur Confirmer la livraison.
4. Consultez le récapitulatif : preuve enregistrée et détail des quantités livrées.

Suivre la tournée

Le chauffeur transporte la tournée et suit son avancement, sans pouvoir la modifier.

Étapes

1. Sur l'accueil, consultez « Tournée du jour » : le bandeau Mode observation rappelle que l'accès est en lecture seule.
2. Appuyez sur Voir tous mes BL pour lister les bons de livraison qui vous sont affectés.
3. Ouvrez un BL pour consulter le livreur, la progression et le détail des produits livrés.

Vérifier la livraison

De retour sur le web, le statut passe à Livré. On consulte la preuve signée avant de générer la facture.

Les quatre statuts d'un BL

Étapes

1. Ouvrez le menu Livraisons : chaque BL affiche son statut.
2. Ouvrez un BL Livré pour vérifier l'équipe, la progression et les lignes livrées.
3. Consultez la preuve de livraison : la photo du bon signé, confirmée par le livreur.

Si ça ne marche pas

Générer la FNE

Depuis la fiche d'un bon de livraison, un seul bouton crée la facture normalisée correspondante.

Étapes

1. Ouvrez la fiche du BL Livré ou Partiel depuis le menu Livraisons.
2. Cliquez sur Générer la FNE, en haut de la fiche.
3. La facture est créée à partir du BL et apparaît dans Factures FNE.

Certifier la FNE

FNE = Facture Normalisée Électronique, certifiée par la Direction Générale des Impôts.

Deux statuts indépendants

Étapes

1. Dans Factures FNE, repérez la facture : sa certification est Non soumise ou Certifiée.
2. Ouvrez une facture Non soumise, puis cliquez sur Envoyer à la DGI.
3. Une fois certifiée, la facture affiche son numéro fiscal et le bouton Ouvrir la facture DGI.
4. Cliquez sur Ouvrir la facture DGI pour consulter la facture officielle.

Si ça ne marche pas

Encaisser et relancer

Une seule question : qui doit quoi, et depuis quand.

Ce qu'affiche l'écran

Enregistrer un règlement

1. Repérez la facture non soldée dans la liste des créances.
2. Cliquez sur Régler.
3. Saisissez le montant reçu et le mode de règlement.
4. Confirmez. Le reste à payer et le statut sont mis à jour.

Relancer un encaissement

1. Dans la liste des créances, repérez une facture marquée en retard.
2. Cliquez sur Relancer — le bouton n'apparaît que sur les factures échues.

Tableau de bord

Premier écran de la journée : décider où intervenir.

Les 5 indicateurs clés

Les 5 blocs d'analyse

Rapports

Trois rapports, exportables en CSV et PDF.

Quel rapport choisir

Comment exporter

1. Ouvrez l'onglet du rapport voulu.
2. Sélectionnez le mois, puis le client si besoin.
3. Cliquez sur CSV pour retraiter les données Recommandé, ou PDF pour diffuser en l'état.

Historique des achats

Le journal de traçabilité des achats, ligne par ligne.

Ce que contient chaque ligne

Date · bon d'achat · produit · quantité · prix unitaire · montant · fournisseur · contrôleur.

Filtrer et exporter

Administration

Qui entre, qui peut quoi, et ce qui a été fait.

1. Approuver une demande de compte

1. Ouvrez l'onglet depuis la bannière du tableau de bord ou le menu.
2. Vérifiez nom, e-mail, téléphone et rôle demandé.
3. Approuver pour ouvrir l'accès, ou Refuser.

2. Gérer les comptes utilisateurs

3. Consulter le journal d'audit

Le registre de toutes les actions : connexions, créations, changements de statut, suppressions, envois DGI, approbations. Lecture seule, filtrable par rôle et par type d'action, exportable en CSV et PDF.

Tiers : clients et fournisseurs

Le référentiel des partenaires : les clients à facturer, et les fournisseurs du marché.

Ajouter un client

1. Dans l'onglet Clients, cliquez sur Ajouter un client.
2. Renseignez le nom, puis les coordonnées.
3. Saisissez NIF et RCCM si le client doit être facturé.
4. Choisissez les conditions de paiement, puis Ajouter.

Ajouter un fournisseur

Fiche simplifiée : nom (obligatoire), téléphone / contact, adresse. Pas de NIF, RCCM ni conditions de paiement — un fournisseur de marché n'est pas facturé par vous.

Si ça ne marche pas

Produits et prix

Créer une fiche produit, c'est ajouter un libellé que l'extraction IA saura reconnaître dans les commandes.

Ajouter un produit

1. Dans l'onglet Catalogue, cliquez sur Ajouter un produit.
2. Renseignez le nom, le prix de vente et l'unité — les trois champs marqués *.
3. Ajoutez une photo (JPG / PNG, 5 Mo max) et la date de validation du prix si besoin.
4. Enregistrez. Le produit devient disponible dans les commandes, achats et livraisons.

Le champ « Prix d'achat » : laissez-le vide

Suivre l'historique des prix

Chaque modification du prix de vente est journalisée automatiquement : date, produit, ancien prix, nouveau prix, variation en % et auteur. Filtres 7 / 30 / 90 jours, et comparateur graphique multi-produits.

Tous les statuts

Commande (CMD)

Bon d'achat (BA)

Achats et contrôle — mobile

Bon de livraison (BL)

Facture (FNE)

Compte utilisateur

Glossaire

Les termes du cycle

Limites connues

Ce que vous pouvez utiliser aujourd'hui, ce que vous devez contrôler, et ce qui n'est pas encore là. Cette page prime sur toutes les autres.

Utilisable en v1.4

Livré et testé. Vous pouvez travailler dessus en production.

Hors périmètre v1.4

Écarts connus sur le périmètre livré

Trois points demandent un contrôle de votre part. Ils ne bloquent pas le travail quotidien.

Où en est l'homologation DGI

L'activation de la clé de production est une démarche externe : elle ne dépend pas de l'application.