Bienvenue sur Mozaïk

Mozaïk est l'application métier de Prospérité Entreprise. Elle suit une commande client de sa réception jusqu'à son encaissement, en passant par l'achat au marché, la livraison et la facturation certifiée DGI.

À quoi sert Mozaïk

Un seul outil remplace les cahiers, les tableurs et les échanges WhatsApp entre le bureau et le terrain. Chaque document créé porte un identifiant unique qui le rend traçable d'un bout à l'autre du cycle : CMD commande, BA bon d'achat, BL bon de livraison, FNE facture normalisée.

Mozaïk fonctionne sur deux supports complémentaires : un espace Bureau sur navigateur pour la saisie, le pilotage et la facturation, et des écrans mobiles pour les quatre rôles de terrain (gestionnaire, contrôleur, livreur, chauffeur).

Qui fait quoi

Ce que couvre ce guide

Ce guide est organisé par rôle et par tâche : chaque article porte un verbe d'action et se lit seul. Vous n'avez pas besoin de le lire en entier — allez directement à votre rôle dans le menu de gauche.

Il ne couvre pas l'architecture technique, le modèle de données ni les API.

Se connecter à Mozaïk

La page de connexion propose deux espaces. Choisir le bon onglet dès le départ évite un message d'accès refusé : votre compte n'est valide que dans l'espace qui correspond à votre rôle.

Choisir son espace

Ouvrir une session

1. Ouvrez l'adresse de Mozaïk dans votre navigateur.
2. Cliquez sur l'onglet Cycle client ou Administration.
3. Saisissez votre e-mail et votre mot de passe.
4. Cliquez sur Se connecter. Le tableau de bord de votre espace s'affiche.

Tester avec le compte de démonstration

Pour découvrir l'outil sans compte personnel :

1. Repérez l'encart Compte de démonstration sous le formulaire.
2. Cliquez sur Remplir : l'e-mail et le mot de passe se remplissent automatiquement.
3. Cliquez sur Se connecter.

Demander un compte

Vous n'avez pas encore d'accès ? Soumettez une demande depuis la page de connexion (nom, e-mail, téléphone, rôle souhaité). Elle apparaît dans l'espace Administration et doit être approuvée par la Direction — voir Gérer les comptes et les demandes.

Vérifier sous quel profil vous travaillez

Votre nom et votre rôle sont affichés en permanence en haut à droite de l'écran (exemple : Madeleine Koumoin-Zeligou — Direction). Vérifiez-le avant toute action sensible : le menu et les droits changent selon le rôle.

Comprendre le cycle métier

Tout ce que vous faites dans Mozaïk sert à faire avancer une commande d'une étape à la suivante. Comprendre cet enchaînement en cinq temps vous dit à quel moment votre action est attendue — et pourquoi rien ne se passe si l'étape d'avant n'est pas terminée.

La chaîne des documents

La règle à retenir

Un document ne peut pas exister sans celui qui le précède : pas de BL sans BA, pas de FNE sans BL livré. Si une action est grisée ou introuvable, c'est presque toujours que l'étape précédente n'est pas terminée.

Lire les badges du menu

Les pastilles orange à côté d'un module indiquent le nombre d'éléments qui attendent une action de votre part. Elles reprennent exactement les alertes du bloc À traiter aujourd'hui de la page d'accueil.

Rôles et permissions

Mozaïk n'affiche à chaque personne que les écrans dont son rôle a besoin. C'est le socle des permissions : si un menu est absent, c'est un droit, pas un bug.

Ce que voit chaque rôle

Ce que voit chaque rôle sur mobile

Les quatre rôles terrain ouvrent la même application, mais chacun arrive sur un écran différent. Le bandeau de couleur et le badge Rôle … en haut de l'accueil sont le repère le plus fiable : vérifiez-les avant toute saisie.

Les six rôles

Un rôle est attribué à la création du compte et se modifie dans Administration > Comptes utilisateurs.

Créer une commande client

Vous ne retapez pas les bons de commande. Vous les photographiez : l'intelligence artificielle lit le client, les produits, les quantités et la date, puis vous vérifiez avant d'enregistrer.

Avant de commencer

• Le client doit exister dans le référentiel Tiers.
• Le document source doit être lisible : bon de commande, bon de livraison ou liste manuscrite, en photo ou en PDF.

Méthode 1 — Créer par photo (cas courant)

À utiliser dès qu'un client remet un bon papier. C'est le chemin le plus rapide.

1. Dans le menu Opérations, ouvrez Bon de commandes.
2. Cliquez sur Nouvelle commande. L'étape 1. Importer le bon s'ouvre.
3. Photographiez le document ou déposez le fichier. L'IA lance l'extraction.
4. Passez à l'étape 2. Vérifier & enregistrer : contrôlez le client, chaque produit, chaque quantité et la date de livraison.
5. Corrigez les lignes erronées directement dans le tableau.
6. Cliquez sur Enregistrer. La commande prend le statut Enregistrée et reçoit son numéro CMD.

Méthode 2 — Importer un PDF

Identique à la méthode 1, mais à l'étape 3 vous déposez un fichier PDF reçu par e-mail ou WhatsApp au lieu de prendre une photo. Utile quand le client envoie son bon à distance.

Lire le score de confiance

Suivre et filtrer les commandes

La liste se filtre par client, date de livraison ou statut : Enregistrée, En cours de traitement, Traitée. Ouvrez une commande pour retrouver le Document source scanné.

Consolider les commandes en bon d'achat

Un bon d'achat regroupe plusieurs commandes clients à acheter et livrer ensemble. Il transforme des commandes séparées en une seule liste de courses pour le marché.

Pourquoi consolider

Trois clients commandent 5, 8 et 12 kg de tomates : l'acheteur ne doit voir qu'une seule ligne de 25 kg. Le BA fait cette addition et garde le lien vers les commandes d'origine pour pouvoir redistribuer ensuite.

Créer un bon d'achat

1. Ouvrez Opérations > Liste des Achats.
2. Cliquez sur + Nouveau BA en haut à droite.
3. Sélectionnez les commandes à regrouper (même date de livraison en général).
4. Validez. Le BA reçoit son numéro, par exemple BA-2026-0024, au statut En cours.

Suivre la frise de progression

Chaque BA affiche en permanence son avancement en quatre étapes : Commandes → Achats → Livraisons → Clôture. C'est le repère qui vous dit d'un coup d'œil de qui on attend l'action.

Lire le tableau consolidé

Cliquez sur une ligne produit : un panneau latéral détaille les commandes clients à l'origine de cette ligne.

Affecter un contrôleur à un bon d'achat

Un bon d'achat sans contrôleur n'avance pas : personne n'est responsable de l'achat ni du tri. Cette affectation se fait en trois clics.

1 — Affecter une ou plusieurs personnes

1. Ouvrez le bon d'achat dans Opérations > Liste des Achats.
2. Dans l'en-tête, repérez le bloc Contrôleurs. Tant que personne n'est assigné, il affiche Non assigné et le bouton Affecter.
3. Cliquez sur Affecter — le bouton s'appelle Gérer si des contrôleurs sont déjà assignés.
4. Dans la fenêtre Affecter des contrôleurs, cochez la ou les personnes disponibles.
5. Cliquez sur Enregistrer. Le BA disparaît du filtre Sans acheteur affecté.

2 — Lancer les achats

C'est ce clic qui envoie réellement le bon d'achat sur le terrain.

1. Vérifiez que les contrôleurs apparaissent bien en pastilles dans l'en-tête.
2. Cliquez sur le bouton vert Lancer les achats, en haut à droite.
3. Le BA passe en Achats en cours et s'affiche dans « Listes d'achat en cours » sur le mobile de chaque contrôleur affecté.

Suivre les bons de livraison depuis le bureau

Le module Livraisons donne la position en temps réel de chaque tournée. C'est l'écran à ouvrir quand un client appelle pour savoir où en est sa commande.

Lire la liste

Les BL sont regroupés par journée et par bon d'achat, filtrables par client et par date.

Ouvrir une fiche BL

La fiche affiche la preuve photo, le livreur et le chauffeur affectés, la barre de progression en pourcentage et le tableau comparant, produit par produit, quantité commandée et quantité livrée.

Saisir le prix d'achat et le fournisseur

Le gestionnaire est le premier maillon terrain. Dès qu'un bon d'achat est créé au bureau, il le voit sur son mobile et y saisit, produit par produit, le prix payé au marché et le fournisseur — dès que l'acheteur sur le terrain lui fait ses retours.

Avant de commencer

• Un BA doit être créé sur le web par l'assistant — voir Consolider en bon d'achat.
• Vous devez avoir les retours du marché de l'acheteur sur le terrain : prix payé et nom du fournisseur, produit par produit.

Renseigner un produit

1. Connectez-vous en rôle Gestionnaire : l'accueil liste les bons d'achat et leur avancement prix saisis.
2. Ouvrez un BA pour accéder à Prix et fournisseurs. Les produits sont d'abord au statut À saisir.
3. Ouvrez un produit, saisissez son prix unitaire (en FCFA) et sélectionnez son fournisseur, puis enregistrez.
4. Le produit bascule en Déjà saisi. Répétez jusqu'à ce que tous les prix soient renseignés.

Lire les statuts

Pourquoi cette étape est séparée du contrôle

Le gestionnaire saisit combien on a payé et à qui. Le contrôleur, lui, déclare comment le produit a été obtenu et combien est réellement bon à vendre. Deux questions différentes, deux personnes, deux moments : c'est ce qui permet de recouper l'information plutôt que de la faire dépendre d'une seule saisie.

Trier la liste d'achat et vérifier les stocks

Avant d'envoyer l'acheteur au marché, on retire de la liste ce qui est déjà en stock. Cette étape évite d'acheter deux fois le même produit.

Avant de commencer

Le bon d'achat doit avoir été affecté et lancé depuis le bureau — voir Affecter un contrôleur au BA. Sans le clic Lancer les achats, il n'apparaît pas sur votre mobile.

Les quatre modes d'obtention

Vous ne saisissez pas une quantité : vous répondez à une seule question, « Comment ce produit a-t-il été obtenu ? ». C'est ce choix qui déduit le stock de la liste de courses.

Déclarer l'origine de chaque produit

1. Sur l'accueil, ouvrez le BA affiché dans Listes d'achat en cours.
2. Dans l'onglet Achats, repérez les produits Non saisis.
3. Ouvrez un produit et choisissez son mode d'obtention parmi les quatre.
4. Répétez pour chaque produit. Le compteur passe à 12 produits sur 12 achetés quand tout est saisi.

Vérifier la quantité viable

La marchandise revient du marché. Avant de la répartir, une seule question compte : sur tout ce qui a été acheté, combien est réellement bon à vendre ? C'est ce chiffre — la quantité viable — qui pilote la suite du cycle.

Avant de commencer

Tous les produits doivent avoir leur mode d'obtention renseigné à l'onglet Achats — voir Trier la liste d'achat. L'onglet Contrôle est le deuxième des trois.

Qu'est-ce que la quantité viable

C'est la part d'un produit en bon état après vérification à l'entrepôt. Elle peut être inférieure à la quantité achetée : la différence est une perte, pas une rupture d'approvisionnement.

Saisir la quantité viable

1. Ouvrez l'onglet Contrôle : tous les produits sont d'abord Non vérifiés.
2. Ouvrez un produit : la fiche rappelle la quantité achetée.
3. Saisissez la quantité viable reçue, ou appuyez sur Tout viable si rien n'est à écarter.
4. Répétez jusqu'à ce que le compteur affiche 12 produits sur 12 reçus.

Que faire d'un écart

Un écart apparaît quand le marché n'avait pas la quantité demandée, ou quand le tri qualité en retire une partie. Ne remontez jamais un chiffre pour « faire coller » les totaux. L'écart doit rester visible : il produit une livraison Partielle et alimente le rapport de taux de couverture de la Direction.

Répartir la marchandise par client

La marchandise achetée en gros doit être redécoupée client par client. C'est l'action qui génère les bons de livraison.

1 — Répartir les quantités entre les clients

La répartition se fait sur la fiche produit, juste sous la quantité viable — il n'y a pas d'écran séparé. Vous restez dans l'onglet Contrôle.

1. Sur la fiche du produit, descendez au bloc Répartition par client.
2. Attribuez une quantité à chaque client concerné.
3. Surveillez l'indicateur Restant : il doit tomber à 0 Kg. Le total réparti ne peut pas dépasser la quantité viable.
4. Appuyez sur Valider la répartition. Le produit passe en Réparti.

2 — Valider chaque client et générer le BL

Dernière étape du contrôleur : c'est ce clic qui crée réellement le bon de livraison.

1. Ouvrez l'onglet Par client et sélectionnez un magasin.
2. Vérifiez le comparatif Cde / Alloué / Écart, ligne par ligne.
3. Appuyez sur Valider pour ce magasin. Le badge BL créé apparaît.
4. Appuyez sur Imprimer le bon de livraison pour éditer le document papier qui partira avec la tournée.

Affecter un livreur et un chauffeur au bon de livraison

Un bon de livraison sans équipe affectée reste invisible sur le terrain : il n'apparaît dans aucune application mobile et la tournée ne peut pas partir. Cette affectation est la dernière action du contrôleur avant la livraison.

Avant de commencer

• Les BL doivent être générés : la répartition par client doit être validée client par client.
• Le livreur et le chauffeur doivent avoir un compte actif avec le rôle correspondant — voir Gérer les comptes. Seules les personnes actives apparaissent dans les listes.

Affecter l'équipe de tournée

1. Depuis l'accueil mobile, ouvrez le raccourci Livraisons : les BL À affecter y sont listés.
2. Ouvrez un BL en statut En attente : livreur et chauffeur sont marqués Non affectés.
3. Appuyez sur Livreur et choisissez une personne dans la liste des livreurs actifs.
4. Appuyez sur Chauffeur et choisissez une personne dans la liste des chauffeurs actifs.
5. Dès que les deux sont renseignés, le BL bascule automatiquement en En cours. Aucun bouton de validation supplémentaire.

Pourquoi deux rôles distincts

Le chauffeur transporte et suit la tournée en lecture seule : il ne valide rien. Le livreur sert les produits ligne par ligne et valide la preuve de livraison signée. Les deux noms restent attachés au BL : en cas de litige client, on sait exactement qui était présent et qui a validé.

Contrôle avant le départ

Ouvrez Livraisons et vérifiez qu'aucun BL du jour ne reste dans la liste À affecter. C'est le dernier point de contrôle du contrôleur avant que la marchandise quitte l'entrepôt.

Valider une livraison par preuve photo

Chez le client, vous validez la livraison depuis votre téléphone. La photo que vous prenez est la preuve officielle : sans elle, la facture ne peut pas être éditée.

Sur place, chez le client

1. Ouvrez votre tournée du jour dans l'application mobile.
2. Sélectionnez le bon de livraison du client.
3. Contrôlez chaque ligne : produit par produit, saisissez la quantité réellement livrée.
4. Prenez la photo de preuve de la marchandise remise.
5. Validez. Le BL passe en Livré ou Partiel selon les écarts.

Livraison partielle

Si vous livrez moins que prévu, saisissez la quantité réelle sans la corriger vers le haut. Le BL affiche alors une barre de progression inférieure à 100 % et le statut Partiel : la facturation s'appuiera sur les quantités réellement livrées.

Suivre sa tournée en mode observation

Le chauffeur transporte la marchandise et suit l'avancement de sa tournée sur son mobile, sans pouvoir la modifier. C'est un accès en lecture seule : il ne valide aucune livraison.

Avant de commencer

Vous devez être affecté à une tournée par le contrôleur — voir Affecter livreur & chauffeur. Sans affectation, aucun bon de livraison n'apparaît sur votre mobile.

Consulter ses bons de livraison

1. Connectez-vous en rôle Chauffeur.
2. Consultez la liste de vos BL et leur progression.
3. Suivez le passage des statuts En cours → Traité au fur et à mesure que le livreur valide.

Ce que le chauffeur ne peut pas faire

Éditer et certifier une facture FNE

FNE signifie Facture Normalisée Électronique : une facture transmise à la Direction Générale des Impôts, qui lui attribue un numéro fiscal. Elle se construit toujours à partir d'un bon de livraison validé.

Avant de commencer

• Le bon de livraison doit être au statut Livré ou Partiel, avec sa preuve photo.
• La fiche client doit contenir un NCC (numéro de compte contribuable) et un RCCM valides.

Éditer la facture

1. Ouvrez Facturation > Factures FNE.
2. Créez la facture à partir du bon de livraison concerné.
3. Contrôlez les lignes : produit, quantité livrée, prix unitaire HT, montant.
4. Vérifiez les totaux HT et TTC ainsi que les mentions légales de l'entreprise.
5. Soumettez la facture à la DGI.

Lire les deux statuts d'une facture

Suivre l'activité de facturation

Le haut du module affiche le montant total émis, le nombre de factures certifiées, celles restant à envoyer et celles en retard de règlement.

Enregistrer un règlement client

Le module Encaissement suit ce que les clients doivent encore. Vous y enregistrez chaque paiement reçu pour solder la créance.

Lire le tableau des créances

Pour chaque facture non soldée : montant facturé, montant déjà réglé, reste à payer et échéance. Un indicateur global affiche le total restant dû et le nombre de factures en retard, mises en évidence dans la liste.

Enregistrer un paiement

1. Ouvrez Facturation > Encaissement.
2. Sur la ligne de la facture concernée, cliquez sur Régler.
3. Dans la fenêtre Enregistrer un règlement, saisissez le montant réglé.
4. Sélectionnez le mode de règlement (virement bancaire, espèces, chèque…).
5. Confirmez. Le reste à payer se met à jour immédiatement.

Règlement partiel

Saisissez le montant réellement reçu, même s'il est inférieur au total. La facture reste ouverte avec le solde restant : c'est ce solde qui alimente les relances et le total des créances.

Relancer une facture en retard

Une facture est en retard dès que son échéance est dépassée. Mozaïk les met en évidence pour que la relance parte le jour même, pas trois semaines plus tard.

Repérer les retards

1. Ouvrez Facturation > Encaissement.
2. Lisez l'indicateur factures en retard en haut de page.
3. Repérez les lignes mises en évidence dans le tableau.

Engager la relance

1. Sur la ligne concernée, cliquez sur Relancer.
2. Confirmez l'action de relance auprès du client.

Lire le tableau de bord

Le tableau de bord est la vue d'entrée du pilotage : l'état de la journée en un écran, sans ouvrir un seul module.

Les indicateurs du jour

Les blocs d'analyse

• Commandes sur 7 jours — la tendance, pour anticiper les volumes.
• Bons d'achat par étape — où se situe le goulot d'étranglement du jour.
• Répartition par statut — reçue, consolidée, en livraison, livrée, facturée, encaissée.
• Top des produits achetés — sur quoi négocier les prix fournisseurs.
• Activité récente — les dernières actions faites dans le système.

Générer et exporter un rapport

Trois rapports couvrent le cycle : ce qui a été commandé, ce qui a été livré, ce qui a été acheté. Tous se filtrent par mois et par client et s'exportent en CSV ou PDF.

Choisir le bon rapport

Générer un export

1. Ouvrez Direction > Rapports.
2. Sélectionnez le sous-rapport voulu.
3. Filtrez par mois et, si besoin, par client.
4. Cliquez sur Exporter CSV ou Exporter PDF.

Consulter l'historique des achats

C'est le journal de traçabilité ligne par ligne des achats : qui a acheté quoi, à quel prix, chez quel fournisseur. L'écran à ouvrir quand un montant vous surprend.

Ce que contient chaque ligne

Date · bon d'achat · produit · quantité · prix unitaire · montant · fournisseur · contrôleur ayant réalisé l'opération.

Filtrer et exporter

1. Ouvrez Direction > Historique des achats.
2. Choisissez une période : 7, 30, 90 jours ou l'historique complet.
3. Filtrez par contrôleur et / ou par fournisseur.
4. Cliquez sur Exporter CSV.

Gérer les comptes et les demandes

Aucun compte ne se crée tout seul : une demande est déposée, la Direction l'approuve, puis attribue le rôle. C'est là que se joue la sécurité de l'application.

1 — Approuver ou refuser une demande

1. Ouvrez Direction > Administration, onglet Demandes de compte.
2. Vérifiez le nom, l'e-mail, le téléphone et le rôle souhaité.
3. Cliquez sur Approuver ou Refuser.

2 — Gérer les comptes existants

1. Ouvrez l'onglet Comptes utilisateurs.
2. Recherchez par nom, e-mail ou rôle.
3. Modifiez le rôle, ou activez / désactivez le compte.

Consulter le journal d'audit

Le journal d'audit enregistre chaque action faite dans Mozaïk, en lecture seule. Il répond à une seule question, mais la plus utile : qui a fait quoi, et quand ?

Ce qui est tracé

Connexions, créations, modifications de statut, suppressions, envois vers la DGI, approbations de comptes. Chaque entrée précise l'auteur, son rôle, l'action, l'entité concernée et un détail contextuel.

Rechercher une action

1. Ouvrez Direction > Administration, onglet Journal d'audit.
2. Filtrez par rôle et / ou par type d'action.
3. Exportez en CSV ou PDF si vous devez transmettre la preuve.

Ajouter un client ou un fournisseur

Le référentiel Tiers centralise vos partenaires en deux onglets : clients et fournisseurs. Une fiche client incomplète bloque la facturation, c'est donc l'écran à soigner en premier.

Créer un client

1. Ouvrez Référentiels > Tiers, onglet Clients.
2. Cliquez sur Ajouter un client.
3. Saisissez le nom (obligatoire), le téléphone ou contact, l'adresse.
4. Renseignez le numéro de compte contribuable (NCC) et le RCCM.
5. Choisissez les conditions de paiement : comptant, 30 jours, 45 jours.
6. Enregistrez.

Créer un fournisseur

Même parcours dans l'onglet Fournisseurs, avec une fiche plus simple : nom, contact, statut. Suffisant, car un fournisseur de marché n'est pas facturé par vous.

Modifier ou désactiver une fiche

Utilisez les icônes en bout de ligne. Un tiers désactivé disparaît des listes de sélection mais reste visible via l'affichage des fiches inactives, et son historique est conservé.

Ajouter un produit au catalogue

Le référentiel Produits alimente les commandes, les achats et les livraisons. Chaque article y porte sa photo, ses prix et son unité de mesure.

Créer un produit

1. Ouvrez Référentiels > Produits.
2. Cliquez sur Ajouter un produit.
3. Ajoutez la photo et le nom.
4. Renseignez le prix de vente et le prix d'achat (optionnels).
5. Choisissez l'unité de mesure (kg, carton, sac…).
6. Enregistrez.

Si la page reste en chargement

Un incident d'affichage a été observé sur l'environnement de démonstration : la page reste bloquée sur le message de chargement. Signalez-le à l'équipe technique Mozaïk ; le lien du menu reste actif, il ne s'agit pas d'une restriction de droits.

Suivre l'historique des prix

Chaque changement de prix d'achat ou de vente est journalisé. Sur des produits frais dont les cours bougent chaque semaine, c'est votre mémoire de négociation.

Ce qui est enregistré

Ancien prix · nouveau prix · variation en pourcentage · auteur du changement · date.

Comparer plusieurs produits

1. Ouvrez Référentiels > Produits, onglet Historique des prix.
2. Sélectionnez les produits à comparer.
3. Choisissez la période d'analyse.
4. Lisez le comparateur graphique.

Identifiants et statuts — référence

Page de référence à consulter ponctuellement : la signification de chaque identifiant et de chaque statut de l'application.

Identifiants de documents

Statuts par module

Lexique

Limitations connues — version 1.4

Toutes les fonctionnalités de Mozaïk ne sont pas au même niveau de validation. Cette page liste ce qui est stable, ce qui est en cours de stabilisation et ce qui n'est pas encore livré.

État par fonctionnalité

Limites de ce guide

• Les écrans mobiles (Gestionnaire, Contrôleur, Livreur, Chauffeur) sont décrits à partir du workflow métier et devront être illustrés par des captures prises sur un terminal réel.
• Ce guide doit être mis à jour à chaque passage d'une fonctionnalité au statut « testé », pour ne pas documenter comme acquis un comportement encore instable.